Geçen ay, daha iyi proje yönetimi için, nasıl düzgün bir şekilde yetki vereceğinizi, araçlardan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi ve projenizi anlamlı bir şekilde nasıl kapatacağınızı içeren üç ipucu sundum. Ancak proje yönetimi, sürekli olarak yeni yaklaşımlar ve bakış açıları sunan geniş bir araştırma alanıyla, pek çok benzersiz zorluk sunuyor, bu yüzden yardım edemedim, ancak daha fazla tavsiye ile takip ettim.
Bu ipuçları, size gizlice yaklaşabilecek birçok şeyi proaktif olarak yönetmeye ve başarınızı raydan çıkarmaya odaklanır. Bazen küçük başarısızlık şeytanları her köşeye gizlice yaklaşıyor, size iyi bir “getcha!” Demeyi bekliyor. Risk yönetimi, değişim yönetimi ve kapsam yönetimi başarı şansınızı nasıl artıracak.
1. Risklerinize Dikkat Edin
Risk henüz gerçekleşmemiş bir tehdittir ve gerçekleşmesini önlemek için yapabileceğiniz ilk şey, onun var olduğunu bilmektir. Müşterilerin faturalarını ödemek için kullanabilecekleri yeni bir uygulama geliştiriyorsanız, riskler daha küçük veya ılımlı olanlardan (bir ekip üyesi yeniden atanır, sizi kısa personelden uzak tutar) büyüklere (mobil ödeme yönetmeliklerinde değişiklik yapmanız gerekir) kadar değişebilir. tamamen farklı teknolojiyi kullanın). Her riskin ortaya çıkmasını önleyemezsiniz, ancak olası bir riskin kapsamlı ve düşünceli bir ifadesi olasılığı yönetmenize yardımcı olabilir.
Projenizin planlama aşamasında, zaman çizelgenize, bütçenize veya projeyi tamamlama kabiliyetinize zorluk çıkarabilecek herhangi bir riski izleyebileceğiniz bir risk günlüğü geliştirin. Çevrimiçi olarak sunulan birçok farklı şablon var, ancak birçoğu riskin bir tanımını, ortaya çıktığı tarihi, oluşma olasılığını ve eğer varsa sonuçların ciddiyetini dahil etmeyi öneriyor. Her riskin, izlemesi gereken bir sahibi olması ve en önemlisi, (varsa) meydana gelebilecek riskin ortaya çıkma ihtimalini azaltmak için alınabilecek anlamlı bir eylemler dizisi olmalıdır. Örneğin, bir sunucunun, insanların verilerini kaybetmesine neden olabilecek başarısızlık riski, bir yedekleme sunucusu kurmak için bir azaltma planının sağladığı düşük olasılık ancak yüksek önemde olabilir. Olasılık düşük olsa da, etki o kadar büyük olur ki, olasılığını hesaba katacak erken ve güvenli adımlar maliyet ve emeğe değecektir.
Bunun canlı, nefes alan bir belge olması gerektiğini ve proje süresince ortaya çıktıklarında yeni risklerin hesaba katılmasının ve izlenmesinin gerektiğini unutmayın.
2. Değişim İçin Temel Çalışması Yapın
Proje yönetimi mutlaka bir şekilde statükoyu bozduğunuz anlamına gelir. Ve pek çok insanın en azını söylemek için iyi, zor, değişim bulduğu bir sır değil. Proje Yönetim Enstitüsü'nün bir bildiri belgesinde, danışman Marge Combe, değişime hazır olma kavramını hem sermaye hem de insan olarak ya da başka bir şekilde bir kuruluşun değişime adamaya hazır olduğunu ve işbirliğini zorunlu kılan kişilerin psikolojik istekliliğini tartışır. değişikliği uygulayın. Değişikliği yapmayı göze alamazsanız veya tüm çalışanlarınız protesto işaretleri ile sıraya dizilmişse, açıkça ilerleyebilecek bir konumda değilsiniz demektir.
Peki, ister büyük ister küçük olsun bir değişimin temelini atmak için ne yapabilirsiniz? Değişim yönetiminin somut yönleriyle uğraşmak biraz daha kolaydır. İşin yapılması için para, ekipman veya teknolojik kapasiteniz olmadığı açıksa, bunlar derhal ele almanız gereken şeylerdir.
Daha dikkatli icra gerektiren kültürel ve psikolojik bir iştir. Çalışanlar veya müşteriler değişime karşı dirençliyse, nedenini anlamak için zaman ayırın. Belki de temizleyebileceğiniz bir yanlış anlaşılma veya planınızla ilgili düşünmediğiniz büyük bir kusur vardır. Bir büro görevlisi ekibi, kağıt formlarından elektronik formlara geçiş konusunda homurdanıyor olabilir. Takımın değişime dirençli olduğunu varsaymak yerine, onlarla çekinceleri hakkında bir tartışma, elektronik sistemin sonuçta düzensizliğe ve iki ayrı sürece yol açacak istisnaları ele almanın bir yolu olmadığını ortaya çıkarabilir. Bu gün ve gün içinde kullanacak olan personel perspektifini anlamak, değişimin tüm organizasyona hizmet etmesini sağlamaya yardımcı olabilir.
Bir değişime açık olan ve değişimi ve onlara yararlarını anlayan insanlarla yapılan organizasyonların, değişimin, insanlarını karanlıkta tutanlardan daha sorunsuz olduğunu görmeleri çok daha muhtemeldir.
3. Ölümcül Düşmanınız Olarak Kapsam Sürünmesini Düşünün
Kapsam sürünmesi - projenizin parametreleri kademeli olarak oluşturduğunuz orijinal sınırları aşınca - sık sık bir proje dağıtıcısıdır. Ve bu büyük ölçüde, çünkü orijinal kapsamınıza genişlemek mantıklı görünmektedir. Kendinizi alnınızı “neden düşünmedim?” Anında tokatlarken ya da bir paydaş tarafından ekstra bir zil ya da ıslıkın, çalışanların her gün saatlerce çalışacağına ikna edildiğini görebilirsiniz.
Kural olarak, tekrar etmeyin, yapma - bu taleplere mağaradayım.
Tabii ki, bazen gereksinimler değişebilir ve günümüzde oyunu değiştirmek, herkes söylendiğinde ve yapıldığında geri gelmekten daha kolay olabilir. Ancak bu eklemeler sık sık toparlanır ve sizi doğrudan bütçe dışı ve program dışı mutsuz evrenine ulaştırır.
Kapsamın kaymasını önlemenin en iyi yolu, daha fazla zaman harcamak ve ön toplama gereklilikleriyle enerji toplamak, konu uzmanlığı olanlar ile ayrıntılı bir şekilde görüşmek ve hiçbir şeyi kaçırmamanız için doğru soruları sormaktır. Ve yaptığınız kaçınılmaz durumda, kapsamınızdaki bir değişikliğin maliyetlerini ve faydalarını dikkatlice değerlendirin. Gerekirse, orijinal proje yerinden çıktıktan sonra tekrar ziyaret edebileceğiniz ikinci aşama iyileştirmelerin bir listesini yapın.
İstediğiniz sonuçları zaman çizelgesinde almak o kadar çok ki, proaktif olmak için izlenebilir. Ortaya çıkmadan önce bir problemi hissetmek için kendinizi eğitin ve sizi rahatsız edici bir solucan deliğinden aşağı göndermeden önce kapsamın sürtünme çekiciliğini hissedin. Her şeyi düşünmeyeceksin, ama öngörü her gün önünden geçiyor.
