Paylaşılan bir posta kutusu, müşterilerinizin, tedarikçilerinizin ve diğer kişilerin bir ekipteki herkesin bu mesajları görebileceği ve yanıtlayabileceği merkezi bir adrese e-posta göndermesine olanak tanır.
Office Paylaşılan Posta Kutusu nedir?
E-posta mesajlarını bir grup insanla paylaşmanın en etkili yollarından biri, Office 365 paylaşılan posta kutusu kurmaktır. Paylaşılan bir posta kutusuyla, posta kutusuna atanan herkes mesajlara tam erişime sahiptir. Gelen e-postaları okuyabilir, mesajlara cevap verebilir, mesajları yönlendirebilir ve başkalarının gelen postalara nasıl cevap verdiklerini görebilirler.
Bir ekip üyesi, paylaşılan posta kutusundan bir e-posta mesajına cevap verdiğinde, e-posta, kişinin e-posta adresinden değil paylaşılan posta kutusu adresinden gönderilir. E-postanın alıcısı yalnızca paylaşılan posta kutusunun adresini görür. Bu, çalışanlarınızın bireysel e-posta adresini gizli tutar ve işinize profesyonel bir görünüm kazandırır.
Kuruluşunuz, ihtiyacınız olduğu kadar çok sayıda ortak posta kutusu oluşturabilir. Paylaşılan posta kutularının kullanıcı adı veya şifresi yok. Paylaşılan posta kutusu bir Office 365 lisansı gerektirmez, ancak posta kutusuna atanan her kullanıcının bir Office 365 aboneliği olması gerekir.
Neden Office Paylaşılan Posta Kutusu Kullanılsın?
Gelen e-posta mesajlarının bir sonraki müsait ekip üyesi tarafından cevaplanmasını isteyen müşteri hizmetleri, insan kaynakları veya pazarlama departmanları, paylaşılan bir posta kutusunun etkili bir şekilde kullanılmasının iyi örnekleridir. Paylaşılan posta kutusuna atanan her kişi, o posta kutusundaki her iletiyi görebilir ve bunlara yanıt verebilir.
Bir Office 365 paylaşılan posta kutusuyla çalışmak sadece e-posta ile ilgili değildir. Kuruluşunuzdaki kişilerin daha verimli bir şekilde birlikte çalışmasına yardımcı olmakla ilgilidir. Paylaşılan posta kutusuyla birlikte, ekipleriniz paylaşılan kişi listesine ve paylaşılan takvime erişebilecek. Paylaşılan bir kişi listesiyle, gruptaki herkesin önemli e-posta adreslerine erişimi vardır. Paylaşılan takvim ile grubun üyeleri randevularını gruptaki herkesin görebileceği merkezi bir konuma girebilir.
Paylaşılan Posta Kutusunu Ayarlayın
Office 365 paylaşılan posta kutuları yalnızca Office aboneliğinizin yöneticisi tarafından ayarlanabilir.
Paylaşılan bir posta kutusu kurmak için şu talimatları izleyin:
- Yönetici hesabınızı kullanarak Office 365 Yönetici Merkezi'nde oturum açın.
- seçmek Gruplar> Paylaşılan posta kutuları.
- seçmek Bir posta kutusu ekle.
- Posta kutusu ekle sayfasında, Ad alanına paylaşılan posta kutusu için bir ad yazın. E-posta alanında bir posta kutusu takma adı otomatik olarak oluşturulur, ancak bunu farklı bir şeye dönüştürebilirsiniz. Paylaşılan posta kutusunu seçtikten sonra Eklemek posta kutusunu oluşturmak için
- Sonraki adımların altında Bu posta kutusuna üye ekle.
- Paylaşılan posta kutusu üyeleri sayfasında seçin. Üye ekle.
- Paylaşılan posta kutusuna erişebilecek kişilerin yanında bir onay işareti yerleştirin. Listede bir kişinin adını görmüyorsanız, adını Arama kutusuna yazın. İşiniz bittiğinde Kayıt etmek.
Paylaşılan Posta Kutusuna Gönderilmiş Epostayı Kaydet
Birisi paylaşılan posta kutusundan bir e-posta iletisi gönderdiğinde, bu mesajın bir kopyası paylaşılan posta kutusuna değil, Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydedilir. Bu e-postaların paylaşılan posta kutusuna kaydedilmesini istiyorsanız, paylaşılan posta kutusu ayarlarını düzenleyin.
Gönderilen e-posta mesajlarını paylaşılan posta kutusuna nasıl kaydedeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- seçmek Gruplar> Paylaşılan posta kutuları.
- Paylaşılan posta kutusunu seçin.
- seçmek Düzenle Gönderilmiş öğeler ayarının yanında.
- Gönderilmiş öğeler sayfasında, kaydırıcıyı bu posta kutusu olarak gönderilen Öğeleri Kopyala ve bu posta kutusu adına gönderilen öğeleri kopyala için Açık konuma getirin. İşiniz bittiğinde Kayıt etmek.
Outlook 2016, Outlook 2013 ve Outlook 2010'daki Paylaşılan Posta Kutusunu kullanma
Kuruluşunuzun yöneticisi paylaşılan posta kutusunu ayarladıktan sonra, kullanıcılarınızın Outlook'un masaüstü sürümünde paylaşılan posta kutusunu görüntülemek için herhangi bir şey yapmaları gerekmez. Paylaşılan posta kutusu Klasör bölmesinde otomatik olarak görünecektir.
Paylaşılan posta kutusundan bir e-posta göndermek için:
- Outlook'u açın.
- seçmek yeni e-posta yeni bir mesaj oluşturmak için
- seçmek itibaren ve paylaşılan posta kutusunu seçin.
- Mesajınızı yazın ve göndermek.
Web'de Outlook'ta Paylaşılan Posta Kutusuna Erişme
Bir web tarayıcısında paylaşılan posta kutusuyla çalışmak istiyorsanız, manuel olarak eklemeniz gerekir.
Paylaşılan posta kutusunu Outlook'un çevrimiçi sürümüne eklemek için:
- Office 365 hesabınıza giriş yapın ve Görünüm Uygulamanın.
- Gezinme bölmesinde posta kutusu adınızı sağ tıklayın ve Paylaşılan klasör ekle.
- İçinde Paylaşılan klasör ekle iletişim kutusuna, paylaşılan posta kutusunun e-posta adresini yazın ve Eklemek.
Paylaşılan Posta Kutuları ve Outlook Mobile Uygulaması
Paylaşılan posta kutuları Outlook mobil uygulamasında görünmez. Bu, akıllı telefonunuzdan paylaşılan bir posta kutusuna erişmek istiyorsanız, bir tarayıcı açmanız ve Outlook'u Web'de kullanmanız gerektiği anlamına gelir.
Outlook'taki bireysel e-posta hesabınızla ve paylaşılan posta kutusuyla nasıl çalıştığınız konusunda küçük bir fark göreceksiniz. Paylaşılan posta kutusuyla, siz ve ekibiniz, müşterilerinizden, tedarikçilerinizden, tedarikçilerinizden ve diğer kişilerden gelen e-postaları yanıtlamak için birlikte çalışacaksınız.
