İşyerinde kot giymek ya da patronunuzla saatler sonra içki almak artık çılgın sayılmaz, ancak bir e-postada emojiyi kullanmak söz konusu olduğunda çizgiler biraz bulanıklaşıyor.
Profesyonel e-posta kurallarının giriş ve çıkışlarında gezinmek zor olabilir. Fakat büyük olasılıkla patronunuz ve iş arkadaşlarınızla bağlantı kurmanın ana yolu (ayrıca, şahsen de). Bu, gönderdiğiniz her mesajın iyi bir izlenim bırakma şansı olduğu anlamına gelir … ya da kötü bir mesaj.
Çevrimiçi itibarımızı korumak istiyorsanız, izlemeniz gereken dokuz çalışma e-postası var.
1. Düz Konu ile Başlayın
Üstlerinizden birine e-posta gönderiyorsanız, büyük olasılıkla gelenlerinde yüzlerce mesaj bulunduğunu unutmayın.
Peki patronun çoğuyla ne yapıyor? Ya silin tuşuna basın ya da daha sonra onları yıldızla işaretleyin (ve bunları asla okumayın). Bu, onların dikkatini çekmek için yalnızca bir şansınız olduğu anlamına gelir: Baştan çıkarıcı bir konu satırı, gerçekten açılmalarını sağlamaya yardımcı olabilir.
2. Sözlerinizi İzleyin
Hiç bir süre ile biten bir kısa mesaj aldınız mı? Eğer öyleyse, muhtemelen size gönderen kişinin size kızdığını sanıyordunuz (gerçekten sadece doğru noktalamayı kullanmaya çalışsalar bile).
Bunun nedeni kullandığınız kelimelerin birisini anında yatıştırması veya üzmesi olabilir. “Hey” veya “acil” gibi kelimeler kullanmaktan kaçının ve yerine “siz” veya “bugün” kullanın. (Şaşkın mı? Daha fazla açıklama aşağıda.)
3. Editör Gibi Yaz
Bir üniversite ödevi yazmıyor olabilirsiniz, ancak bu not almadığınız anlamına gelmez. Kötü dilbilgisi, heceleme hataları ve hatta bir giriş, beden ve sonuç eksikliği bile, gelen kutunuzu sıfırlamaya çalışıyormuş gibi ses çıkarmanıza neden olur, sorumlu bir çalışan olamaz.
4. Kişinin Zamanına Nazik Olun
Birine e-posta göndereceksen, neden gönderdiğini onlara söyle.
Örneğin, bir sunum ekliyorsanız, onlara bir sonraki adımlarının tam olarak ne olmasını istediğinizi söyleyin (Onaylarına mı ihtiyacınız var? Bir slayt eklemelerini ister misiniz?). Birini CC'ye götüreceksen, neden dahil edildiklerini onlara söyle.
5. Emojiyi Dikkatli Kullanın
İşte emoji'yle ilgili şey: Herkes onların hayranı değil. Gündelik bir ortamda çalışıyor olsanız bile, çalışmayan nüfusu hala profesyonelce olmayan çalışan nüfusun önemli bir yüzdesi var. Nasıl alınacağından emin değilseniz riske atmayın.
6. Eklentiyi takın
Belli ki kulağa açık geliyor, ama hepimiz bu e-posta ihlalinden birden fazla kez suçluyuz.
Gönder düğmesine basmadan önce kontrol edin: Yapacağını söylediğiniz ek parçayı taktınız mı? (10 kere hızlı söyle.)
7. İmzanızı Çivileyin (Olağan “En İyi” Olmadan)
E-postanızı imzalayarak sonlandırmanız gerekir, ancak bu, her iletinin sonunda “özellikle” için “en iyi” ya da “teşekkür” demek zorunda olduğunuz anlamına gelmez (özellikle şükretecek bir şeyiniz yoksa).
Bunun yerine, profesyonel ancak işlevsel bir selamlama tercih edin. "Saygıları", "saygıyla" veya "Yakında görüşürüz."
8. Profesyonel İmza Kullanın (Telefonunuzda Bile)
Profesyonel ve iyi yazılmış bir e-posta hazırladıysanız, neden “iPhone'umdan gönderildi” ile sonlandırmak istiyorsunuz? Bunun yerine, başlığınızı, sosyal medya profillerinizi, web sitenizi ve hatta yüzünüzün bir resmini içeren basit, ilgi çekici bir imza seçin.
9. Ne zaman bir e-posta göndermeyeceğinizi bilin
Tabi ki, görgü kuralların ne kadar iyi olursa olsun, olmamanız gereken bir şeyi e-posta ile gönderirseniz, hepsi zarar görmez.
Örneğin, birisinin süper hızlı yanıtına ihtiyacınız varsa, bunun yerine onları arayın. Ve patronunuzdan zam istemek istiyorsanız, bir toplantı planlayın (bu konuşmayı e-postayla yapmak istemezsiniz).
Bu dokuz kurala uyduğunuz sürece, neredeyse her zaman e-postalarınızı okuyup yanıtlarsınız. Ve hey, bu sırada patronunuz üzerinde iyi bir izlenim bırakabilirsiniz!
