Çoğu şirket Microsoft Word ve Excel'de neler yapılabileceğine aşinadır, ancak Microsoft Access'in neler yapabileceğini anlamak kavramak biraz daha zordur. Veritabanları oluşturma ve bunları sürdürme fikri, gereksiz kaynak kullanımı gibi görünüyor; Ancak, küçük işletmeler için, bu program, özellikle büyüme ve organizasyonun yönetilmesi söz konusu olduğunda, birkaç farklı avantaj sağlayabilir. Küçük şirketlerin veri veya projeleri Excel veya Word'den daha iyi takip edebilmeleri için çok daha sağlam bir yol sağlar.
Erişim, yaygın olarak kullanılan Microsoft uygulamalarından daha fazla zaman alabilir, ancak aynı zamanda projeleri, bütçeleri ve büyümeyi izlemek için en fazla katma değere sahiptir. Karşılaştırma ve analiz için küçük bir işletmeyi yönetmek için gerekli tüm veriler tek bir programda tutulur, bu da raporları ve grafikleri diğer programlardan daha kolay çalıştırmayı kolaylaştırır. Microsoft, öğrenme sürecini basitleştirmek için bir dizi şablon sunmaktadır ve kullanıcılar şablonları gittikleri gibi özelleştirebilir. Microsoft Access'in temellerini anlamak, küçük işletmelerin günlük faaliyetlerinde tam değerini görmelerine yardımcı olabilir.
Bonus: Zaten bir e-tablo kullanıyorsanız, Excel e-tablonuzu bir Access veritabanına dönüştürmek kolaydır.
Müşteri Bilgilerinin Bakımı
Bir Microsoft Access veritabanı, bir işletmenin adresler, sipariş bilgileri, faturalar ve ödemeler dahil olmak üzere her müşteri veya müşteri için gerekli tüm bilgileri izlemesine olanak tanır. Veritabanı, tüm çalışanların erişebileceği ve güncelleyebileceği bir ağda saklandığı sürece, bilgiler güncel kalabilir. Müşteri bilgileri her küçük işletme için kritik olduğundan, veritabanı güvence altına alınabilir (ve olmalıdır). Veritabanına formlar eklemek, küçük işletmelerin çalışanların sürekli olarak veri girmesini sağlamasına yardımcı olur.
Kullanıcılar programa aşina oldukça, müşteri adreslerine eşleme gibi daha ayrıntılı bileşenler eklenebilir. Bu, çalışanların yeni müşteriler için adresleri doğrulamasına veya teslimatlar için rota planlamasına izin verir. Ayrıca, şirketlerin faturalar oluşturmasına, e-posta ve normal posta göndermesine ve faturaların ne zaman ve nasıl ödenebileceğini takip etmesine olanak tanır. Access'teki müşteri verilerini güncellemek ve saklamak bir elektronik tablo veya Word belgesinden daha güvenilirdir ve bu bilgileri yönetmeyi kolaylaştırır.
Finansal Verileri İzleme
Birçok işletme, özellikle finans takibi için yazılım satın alır, ancak küçük bir işletme için aşırı olabilir; dahası, ekstra iş yaratma eğilimindedir. Faturalar sadece bir Access veritabanında oluşturulamaz ve izlenemez, aynı zamanda tüm iş harcamaları ve işlemleri de kaydedilebilir. Outlook ve Access dahil olmak üzere tam Microsoft Office Paketi'ne sahip olan şirketler için, Outlook'ta ödeme hatırlatıcıları veritabanına bağlanabilir. Hatırlatıcı ortaya çıktığında, kullanıcılar gerekli ödemeleri yapabilir, verileri Access'e girebilir, ardından hatırlatıcıyı kapatabilir.
İş büyüdükçe daha gelişmiş yazılımlar satın almak gerekebilir ve tüm finansal verileri Access'te saklanırsa bu işletmelerin bir avantajı vardır. Diğer birçok program, Access'ten dışa aktarılan verileri alabilir ve zaman geldiğinde bilgileri taşımayı kolaylaştırır.
Pazarlama ve Satış Yönetimi
Access'i kullanmanın en az kullanılan ancak en güçlü yollarından biri, pazarlama ve satış bilgilerini izlemektir. Veritabanında halihazırda saklanan mevcut müşteri bilgileri ile, satış veya özel teklifler ile ilgilenenlere e-postalar, el ilanları, kuponlar ve normal postalar göndermek kolaydır. Küçük işletmeler daha sonra, mevcut müşterilerinin kaçının pazarlama kampanyaları sonrasında yanıt verdiklerini takip edebilir.
Yeni müşteriler için, tüm kampanyalar tek bir yerden oluşturulabilir ve izlenebilir. Bu, çalışanların daha önce nelerin tamamlandığını, nelerin yapılacağını ve hangi takiplerin gerekli olduğunu görmesini kolaylaştırır.
İzleme Üretimi ve Envanter
Müşteri takibine benzer şekilde, envanter, kaynaklar ve hisse senedi üzerindeki veri takibi, herhangi bir işletme için kritik öneme sahiptir. Erişim, gönderilerdeki depolara veri girmeyi ve belirli bir ürünü daha fazla sipariş etme zamanının ne zaman olduğunu bilmeyi kolaylaştırır. Bu, uçak parçaları veya farmasötik bileşenler gibi bir ürünü tamamlamak için bir dizi farklı kaynağa ihtiyaç duyan üreticiler için özellikle önemlidir.
Hizmet sektörleri bile envanteri korumak zorundadır ve bu bilgilerin hepsine tek bir yerde sahip olmak hangi çalışanın hangi çalışanın atandığını veya ofis ekipmanının ne zaman yükseltilmesi gerektiğine karar vermesini kolaylaştırır. Araçların, mobil cihazların, seri numaralarının, kayıt bilgilerinin, kullanıcı kayıtlarının veya donanım ömürlerinin takip edilip edilmediği, küçük işletmeler donanımlarındaki donanımları daha kolay takip edebilirler.
Donanımın ötesinde, işletmelerin yazılımı takip edebilmeleri gerekir. Kayıttan ve yazılımın sürüm bilgisine ve kullanıcıya kullanımına izin verilen bilgisayar sayısından, işletmelerin mevcut yapılandırmaları hakkında bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde çekebilmeleri gerekir.
Raporları ve Analizleri Çalıştırma
Belki de Access'in en güçlü yönü, kullanıcının tüm verilerden rapor ve çizelge oluşturma becerisidir. Farklı veritabanlarında saklanan her şeyi derleme yeteneği, Microsoft Access'i küçük işletmeler için bir güç merkezi yapan şeydir. Bir kullanıcı, hızlı bir şekilde, mevcut fiyatlandırmaya karşı kaynak maliyetlerini karşılaştıran bir rapor oluşturabilir, yaklaşan bir pazarlama kampanyası için stokta ne kadar olduğunu gösteren bir grafik oluşturabilir veya ödemeleri hangi müşterilerin geride bıraktığını belirleyen bir analiz gerçekleştirebilir.Küçük işletmeler, sorgular hakkında biraz fazla bilgi sahibi olduklarında, verileri nasıl görüntülediklerini kontrol edebilirler.
Daha da önemlisi, Microsoft Access diğer Microsoft ürünlerine bağlanabilir. Küçük işletmeler bir raporu inceleyebilir, müşteri verilerini arayabilir ve Word’de faturalar oluşturabilir. Bir posta birleştirme, kullanıcı Outlook'ta aynı anda bir e-posta oluştururken düzenli posta mektupları oluşturabilir. Veriler, ayrıntılara daha ayrıntılı bir bakış için Excel'e aktarılabilir ve buradan sunum için PowerPoint'e gönderilebilir. Diğer tüm Microsoft ürünleriyle entegrasyon, belki de bir işletmenin tüm bilgilerini merkezileştirmek için Access'i kullanmanın en iyi nedenidir.
