E-postanın daha az emmesini sağlamak için 31 ipucu - muse

Email: Onu seviyoruz, nefret ediyoruz, nefret etmeyi seviyoruz. Ancak yakın zamanda hiçbir yere gitmediğinden, en iyisini yapmanıza yardımcı olmak için buradayız.

Taşan gelen kutunuzda güçlendirme ipuçları- sından daha az almanıza yardımcı olacak stratejilere, gönderdiğiniz e-postaların büyük bir etki yapmasını sağlamak için akıllı yollara, gelen kutunuzu bir kutuya dönüştürmek için ihtiyacınız olan her şeye sahibiz. iletişim santralı.

İsterseniz: Gelen Kutunuzu Temizle Kalsın

1. İlk etapta bu kadar çok e-posta almayı durdurmanın en kolay yolu, okumanızı istediğiniz türden bültenlerin aboneliğinden çıkmak, ancak gerçekten asla yapmamaktır. Unroll.me, gelen kutunuzdaki emicileri tanımlamanın ve toplu aboneliği iptal etmenin en kolay yoludur.

2. Bireylerden çok sayıda istenmeyen posta alıyorsanız, BoxBe'yi de deneyebilirsiniz. BoxBe, sizin için önemli olan kişilerden e-posta almanızı sağlamak için kişisel bir “Misafir Listesi” olarak adlandırdığı şeyi kullanır; diğerlerinden gelen mesajları ayrı bir “Bekleme Listesi” halinde görüntülerken, Misafir Listenizde bulunmayan bir kişi mesajlarını gelen kutunuza teslim edilmeden önce doğrulamalarını isteyin.

3. Bir e-posta otomatik yanıtlayıcı kullanmayı deneyin; yalnızca ofis dışındayken değil. Otomatik yanıtınızın uzun veya ayrıntılı olması gerekmez, ancak hızlı bir şekilde “Merhaba, e-postanızı aldım ve alabildiğimde size geri döneceğim!” Mesajı, istekli kunduzların daha önce e-posta göndermelerini engelleyebilir cevap verme şansın vardı. İşte nasıl ayarlayacağınız.

4. Her e-postaya doğru şekilde cevap verme dürtüsüne diren. Alexandra Franzen'in açıkladığı gibi, “birçok“ acil ”e-posta, yardımınız olmadan kendilerini çözme eğilimindedir. Anlık yanıt vermemeyi seçerek, insanları daha kendine güvenmeleri için eğitiyorsunuz - ne kadar çabuk cevap verebileceğinize dair akıllıca, gerçekçi beklentiler yaratıyorsunuz. ”

5. Mesajlarınızı sorular yerine açık talimatlarla sonlandırarak takip e-postalarını engelleyin. “Gelecek hafta yeniden bağlanmalı mıyız?” Demek yerine, “Salı sabahı tekrar bağlanmanız için arayacağım.” Seçeneğini deneyin. Alıcının işe yaramaması durumunda, alıcınız size bildirir; Gereksiz ileri geri.

İsterseniz: E-posta Harcama Zamanınızı Azaltın

1. E-postalarınızı kısa ve üretken tutmak mı istiyorsunuz? Her mesajı beş veya daha fazla cümle yapmayı taahhüt edin. Yardım etmek için inşa edilmiş bir site bile var: five.sentenc.es! “SMS metin mesajları gibi tüm e-posta yanıtlarını, yanıt başına belirli bir sayıda harf kullanarak yapın. Harfleri saymak çok zor olduğu için, bunun yerine cümleleri sayıyoruz. ”İşleri kısa tutmak konusunda kibarca tavsiyeye mi ihtiyacınız var? Elliott Bell'in harika ipuçları var.

2. Aynı mesajları tekrar tekrar e-postayla gönderirseniz, şablonları taslaklar klasörünüze kaydedin (başlangıç ​​için 27 tane) veya Gmail'in "Yanıtlanmış Yanıtlar" laboratuarından yararlanın; bu sayede çok sayıda yanıtı kaydedip kolayca ekleyin e-postalarınıza (Nasıl ayarlanacağına bakın, Gadgetwise'ın nezaketinde.)

3. Telefonunuzdan çok e-posta gönderilsin mi? Otomatik metni deneyin; daha sonra tam bir metin bulanıklığına genişleyen özelleştirilmiş bir kısaltma yazmanıza izin veren bir araç. Örneğin, “rl8” yazmak, bir toplantıya çalışırken kullanışlı olan “Geç kalıyorum” olarak genişleyebilir. (İşte nasıl kurulacağı.)

4. İşiniz e-postalara anında yanıt vermenizi gerektirmiyorsa, gelen kutunuzu kontrol edeceğiniz her gün birkaç kez ayarlayın. Bu zaman her gün farklı olabilir, sadece kasıtlı olması gerekir (örneğin, bugün gelen kutuma gitmek için 9-10 AM arasında bir kenara koyacağım, sonra yine 4-5 arasında tekrar bakacağım).

5. Gelen kutunuza iki etiket (veya Gmail’de filtreler) ekleyin: “hızlı yanıt” ve “odaklanmış zaman gerektirir.” Kesintisiz bir zaman bloğunuz olduğunu biliyorsanız, odaklanmış zaman klasörünüzü açarak başlayın ve hangisine en çok karar verdiğinizi belirleyin. başa çıkmak gerekiyor. Ve bir dahaki sefere otobüs beklerken ya da kahve sıraya girerken birkaç dakika ayırmak için Instagram'ı işaretlemek yerine "hızlı cevap" klasörünüzü açın.

6. E-postanızı ayarlayın, bir kez bir e-postayla uğraşıp gönderdikten veya sildikten sonra, e-posta listesine geri dönmek yerine doğrudan gelen kutunuzda bir sonrakine gidersiniz. (Gmail için, bunu Gmail Labs'taki Otomatik İlerleme seçeneği ile yapabilirsiniz.) Bu, bir sonraki mesaja hangi mesaja dikkat edeceğinize karar vermek için harcayacağınız zamanı azaltır!

7. Kısa bir süre içinde bir sürü e-posta almanız mı gerekiyor? Size mümkün olduğunca çok sayıda e-posta atmanız ve puanla ödüllendirmeniz için beş dakika veren E-posta Oyununu deneyin. Aynı zamanda, her seferinde 10-20 e-posta ile mücadele etmeye odaklanır ve böylece gelen kutusu savaşınızı daha fazla ısırık hissedersiniz.

İsterseniz: Gelen Kutunuzu Düzenleyin

1. Tüm e-postalarınızı gelen kutunuzda saklamayın; dağıtıldıktan sonra bunları silin, dosyalayın veya arşivleyin. Princeton Neuroscience Enstitüsü'nden yapılan bir 2011 araştırması, “ortamınız dağınık olduğunda, kaosun odaklanma yeteneğinizi kısıtladığını” belirledi. Bu, sanal ortamınız için de geçerli; ne kadar çok e-posta görebiliyorsanız - artık önemi olmayanlar bile - beyniniz bilinçsizce onları düşünmeye daha fazla zaman ayıracak.

2. Yapılacaklar listelerini sevmeyen insanlar için, kolay bir çözüm (ya da öyle düşünürler) gelen kutularını tek olarak kullanmaktır. Ancak, “Yeni müşteri için teklif oluştur” veya “Ödenen ofis kiralamak” gibi gerçek görevler için, size uygun bir yapılacaklar listesi sistemi bulma zamanı. Gelen kutunuzu yapılacaklar listesi olarak kullanmak, zamanınızı başkalarının ellerine verir; her yeni e-posta ile, ister ister istemeseniz, yeni bir yapılacaklar gelir. Ancak yapılacaklar listenize bilinçli bir şekilde bir görev eklemek zorunda kalmak, başka işler yerine şu anda gerçekten yapıp yapmamanız gerektiğini belirleme şansıdır.

3. Bazı e-postaların gelen kutunuzu otomatik olarak atlaması için Gmail’i kullanabilirsiniz. Örneğin, kablo faturanızı otomatik olarak ödüyorsanız, otomatik olarak arşivleyebilir ve “Finansal” etiketini ekleyebilirsiniz. Daha önce görmek zorunda değilsiniz, ancak ihtiyacınız olursa, nerede bulacağınızı biliyorsunuzdur. Bir şeyler bulmaktan bahsetmek…

4. Herhangi bir e-posta göndermeden önce, aranabilirlik için okuyun. Bu e-postayı daha sonra bulmak için ne ararsınız? Bu kelimeler e-postada mı? “Jack ile toplantıdan gelen notlar” ı “Amazon'dan Jack Smith ile Ağustos'taki toplantıdan gelen notlar” olarak değiştirmek isteyebilirsiniz.

5. Eski bir e-posta bulmayı çok, çok daha kolay hale getiren tonlarca arama komutu var. İşte konuya, konuya, gönderene ve daha fazlasına göre herhangi bir e-postanın nasıl bulunacağına ilişkin bir astar.

İsterseniz: Gelen Kutunuzu Daha Soğutucu Hale Getirin

1. Hiç gelen kutunuzun her yerine yapışkan notlar koymak ister misiniz? Düzgünce adlandırılmış Notes For Gmail, notları ve etiketleri herhangi bir e-posta mesajına yapıştırmanıza olanak tanır; notları bir e-posta başlığına, gönderilen e-posta görünümünüzün en üstüne veya gerçekten gelen kutunuzdaki başka bir yere sabitleyin.

2. Gmail eklentisi Rapportive bir ağcının hayalidir: Eklenti, kişilerinizin sosyal ağ bilgilerini doğrudan gelen kutunuzun içinde gösterir, böylece Gmail'den bile ayrılmadan, LinkedIn, Facebook ve Twitter'da onlarla bağlantı kurabilirsiniz. Ayrıca, onlardan gelen son e-postaların bir yumruk listesini görebilir ve hesabınıza adreslerine eklemek için özel notlar kaydedebilirsiniz.

3. Steroid üzerindeki Gmail gibi, Gmelius da Chrome, Firefox ve Opera için bir tarayıcı eklentisidir ve Gmail deneyiminizi, temizlenmiş bir arayüzden (artık reklam yok!) Gizliliğinizi korumak için e-posta izleyicilerini engelleme yeteneğine kadar her şeyle büyük ölçüde geliştirir. Bir diğer favori özellik, Gmelius bir posta listesi tespit ettiğinde Gmail’in “Spam” düğmesini değiştiren otomatik “Aboneliği İptal Et” düğmesidir.

4. Bildiğiniz e-postaları daha sonraya kadar elde edemeyeceğinizi biliyorsunuz, ama unutacağınızdan mı korkuyorsunuz? Gmail ve Outlook için şu anda mevcut olan eklenti Boomerang, onlarla başa çıkmak için mükemmel. Bir e-postayı kaybolmak ve daha sonra geri gelmek üzere (bununla ilgilenmeye hazır olduğunuzda) gelen kutunuzu o zamana kadar daha açık bırakarak planlayabilirsiniz. Bumerang ayrıca daha sonra gönderilmek üzere bir e-posta planlamanıza ve yinelenen e-postalar ayarlamanıza olanak tanır.

5. Gmail Labs'a göz atın; bu, “göndermeyi geri alma” ve takviminizi doğrudan gelen kutunuzda görüntüleme gibi ek Gmail özelliklerini denemenizi sağlar. Gmail ayarlarınıza gidin, ardından başlamak için “Labs” seçeneğini tıklayın.

6. Kendinizi çok sayıda belge ve sözleşme imzalarken veya gönderirken mi buluyorsunuz? Gmail için Hellosign, gelen kutunuzu bırakmadan belgeleri imzalamanızı ve formları doldurmanızı sağlar; tarayıcılardan, yazıcılardan ve faks makinelerinden nefret edenler için gerçek bir cankurtaran.

İsterseniz: E-postalarınızı Okuyun

1. Fast Company , her mesajın ilk 50 karakterini mümkün olduğu kadar öz ve hareketli hale getirin. Baştan çıkarıcı bir açacağı, alıcılarınızın okumaya devam etmesi çok daha muhtemeldir.

2. Uzun metin blokları okunması zor görünüyor, bu yüzden metninizi nasıl daha okunaklı hale getireceğinizi düşünün. Madde işaretleri, listeler, cilalama ve kısa, kolayca kaybedilen paragraflar kullanın. Kesmekle ilgili sorun mu yaşıyorsunuz? Çok fazla korumaya çalıştığın bir işaret olabilir.

3. Birden fazla noktaya çarpıyorsanız veya e-postanızda birden fazla soru soruyorsanız, bu öğelerin koyu olarak koyarak, vurgulayarak veya madde imli bir listede düzenleyerek anlatının geri kalanından öne çıktığından emin olun. Kontrast doğal olarak alıcının gözünü mesajın etine çeker (kaçırması için para alamayacağınız parça!).

4. İstediğiniz soruları mümkün olduğunca spesifik yapın. “Teklif hakkında ne düşünüyorsun?” İyi bir soru değil. “Satıcının Cuma gününe kadar 20.000 dolar teklifiyle devam edebilir miyiz?” Daha iyidir.

5. Patronunuzu ya da daha az yoğun bir gün içinde önemli olan birini yakalamayı umuyor ama programını bilmiyor musunuz? Salı ve Perşembe günleri e-postayla göndermekten kaçının. Bunlar insanların gelen kutuları için en yüksek hacimli günlerdir ve önemli bir mesajınızın bültenler, teklifler ve diğer yazışmalar denizinde kaybolmasını istemezsiniz.

6. Konu satırınızın sayılmasını sağlayın - alıcıya e-postanın içinde ne olacağı konusunda net bir fikir veren bir şey. (Bonus: Bu aynı zamanda, alıcının aramayı e-posta yoluyla yazmak yerine tartışması durumunda gelen kutunuzdaki mesajı kolayca aramanıza yardımcı olacaktır.)

7. Carnegie Mellon'dan araştırmacılar, en etkili e-postaların iki şeyden birine hitap eden konulara sahip olduğunu keşfetti: merak (pazarlama konusunda büyük iseniz) veya faydalı (muhtemelen hepimiz için en iyisi). daha fazla bilgi edinmek için bir dakikalık video.

8. Mesajlarınızın okunduğundan emin olmak ister misiniz? Chrome uzantısı MailTrack, kişilerin e-postalarınızı ne zaman okuduğunu ve ne zaman okuduğunuzu görmenizi sağlar. Ve orada oturduğunu fark edersen, okunmamış mı? Doğru yolu takip etmek için bu ipuçlarına göz atın.