İş yeriniz son zamanlarda Kongre'ye benziyor mu? Herkes kendi takımı için mi çalışıyor, şirketin toplu olarak iyileştirilmesi için mi çalışıyor? İşinizi iyi yapmak için ihtiyacınız olan bilgiyi almak için koridorda ulaşmakta sorun mu yaşıyorsunuz?
Kâr amacı gütmeyen çalışanlar örgütlerinin misyonu ile birleştirilse de, bu sorunların kar amacı gütmeyen kuruluşlara olduğu kadar başka türden bir şirkete de bulaştığını gördüm. Akılda bir sonuca varabilirken, fonksiyonlarımıza ve bu görevi nasıl yerine getirdiğimize kolayca böleriz.
Kâr amacı gütmeyen dünyadaki en sık karşılaşılan çatışma program personeli ve fon sağlama personeli arasındadır. Program çalışanları genellikle fon sağlayıcıları misyon üzerinden paraya odaklanmak, kuruluşun çalışmalarını yanlış bildirmek veya müşterileri istismar etmekle suçlarlar. Diğer taraftan, program personeli onları önemli gelişmelere kilitlemiyorsa, fon verenler, programların çalışması için gerekli olan parayı artırmalarını zorlaştırdığı için sinir bozucu oluyorlar. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların sürekli olarak yetersiz kaldığını ve stresli ve bunalmış bir kadroya sahip olduğunuzu - bunun da kapma davranışına ve etkisiz fon yaratma ve program geliştirmeye yol açabileceğini - ekleyin.
Aynı zamanda kar amacı gütmeyen bir kurumun parçası olsanız da ya da şirketiniz basit görünmeyen silolara bölünmüş durumda olsa da, iş arkadaşlarınızla baltayı gömmek ve nasıl iletişim kuracağınızı bulmak için en iyi ipuçlarımdan birkaçı daha iyi.
1. Rolünüzü Netleştirin
Bu basit gözüküyor, ancak muhtemelen sorunlarınızın çoğunun kökü. Benim durumumda, bağış toplayan biri olarak, tüm görevlilerinin - belirlenmiş rolleri ne olursa olsun - bir düzeyde fon yaratmaya katılmasını bekliyorum. Ancak, bunu daha önce bir rolde yapmak zorunda kalmamışlarsa veya isteği neden yaptığımı tam olarak anlamadılarsa, genellikle bir miktar dirençle karşılaşacağım. İşleri yumuşatmak için neye ihtiyacım olduğunu ve neden ihtiyacım olduğunu açıklarım. Aksi halde, işlevim hakkında çok fazla tecrübesi olmayan insanlara, işimi benim için yapmalarını istiyor gibiyim.
Ayrıca, rolünüzün onlara karşılığında nasıl yardım edebileceğini açıkça belirtmek genellikle yararlı olur. Örneğin, düzenli olarak fon verenlerle iletişim kuran biri olarak, kuruluşumun ne yaptığını ve günlük olarak nasıl yaptığımızı açıklarım. Ayrıca, alanımızdaki diğer kar amacı gütmeyen kuruluşları destekleyen ve en iyi uygulamalara sahip olan vakıflarla da görüşüyorum. Bu da beni, özellikle lider yeni bir programın finanse edilip edilemeyeceği konusunda endişeliyse herhangi bir program planlama toplantısına mükemmel bir katılımcı yapar.
İş arkadaşlarınız, rolünüzü yerine getirmek için onlardan tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu ve karşılığında onlara nasıl yardımcı olabileceğinizi tam olarak öğrendikten sonra, iletişim ve işbirliğinin daha kolaylaştığını göreceksiniz.
2. Diğer Tarafın Toplantılarına Katılın
Dürüst olmak gerekirse, birçok organizasyondaki en büyük iletişim problemi çoğu zaman birbirimizle iletişim kurmadığımızdır! Şimdi, kimsenin takvimde başka bir etkinliğe ihtiyaç duymadığını biliyorum, ancak bölümler arasında işbirliği veya iletişimde bir arıza olduğunu fark ettiyseniz, belki diğer tarafın düzenli toplantılarına katılmanın zamanı gelmiştir. Bu şekilde, notlar almak, yazmak ve bunları size göndermek zorunda kalmazlar (muhtemelen asla okumazsınız). Bunun yerine, mevcut olarak, bilgiyi hemen yorumlayabilirsiniz.
Meslektaşlarımın bağış toplama toplantılarına katılmasını seviyorum - bölümümün karşılaştığı konularda genellikle harika fikirleri veya geri bildirimleri var. Bazen gündem, bir program güncellemesi kadar basittir, ancak bazen başka bir departmandan birisi, bir proje hakkında düşünmek için tamamen yeni bir yol önerecektir - bu da bunun için yeni bir kaynak sağlama anlamına gelir.
Bu toplantılar aynı zamanda meslektaşlarınızın zorluklarını daha iyi anlamanızı sağlar. Sizi belirli bilgiler için avlama konusunda saçma olduklarını veya bir yıldız fikri olduğunu düşündüğünüze değinmediğiniz için tembel olduklarını düşünüyorsanız, onların tüm stratejilerini anlamaya başladığınızda veya çalışmalarının ne kadarının işe girdiğini keşfettiğinizde değişebilir projeler.
3. Planlama Güçtür
Kuruluşumda, personel arasındaki en sürtünme programları ve beklentileri aşmaktadır. Bağış toplayan çalışanlar, teklifleri yönetmek ve vakıflara son teslim tarihlerini bildirmekle sorumludur ve bazen bu son tarihler oldukça saçma geri dönüş süreleri gerektirmektedir.
Program çalışanları, gerekli verileri toplamak ve analiz etmek için bu son tarihler tarafından korunurlarsa, anlaşılır şekilde sinir bozucu ve stresli olabilirler. Ve bazen, ihtiyaç duyulan veri ve bilginin karmaşıklığı nedeniyle, bu zaman diliminde onu geri döndürmek imkansız olabilir. Bu durumda, fon sağlama personeli fon verenler ile müzakere edip farklı beklentiler belirleyebilir, ancak onlar da bunu yapmak için zamana ihtiyaç duyarlar - bu da programlama personelinin bir uzatma talebinde bulunmak için son dakikaya kadar bekleyemeyeceği anlamına gelir.
Kuruluşunuza bağlı olarak, paylaşılan bir takvim ayarlamak kadar basit bir şey, iç ve dış son tarihleri bildirmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, hibe onay mektubu geldiğinde olduğu gibi, ortaya çıktıklarında herhangi bir endişeyi dile getirmek de kötü bir fikir değildir, bu nedenle fon sağlama personelinin müzakere etmek için daha fazla zamanı olur veya tüm ekip bir B planı oluşturmak için birlikte çalışabilir.
E-posta, cep telefonları ve internet iletişimde kalmamıza yardımcı olduğu kadar, etkili iletişim her iş yeri için bir zorluk olmaya devam ediyor. Günün sonunda, hepinizin birlikte olduğunu ve başarınızın herkesin işini iyi yapmasına bağlı olduğunu unutmayın. (Ve hepsi başarısız olursa, Otis'i dinle ve biraz hassas ol.)
