“Vay, hiçbir yere ulaşamadık mı?” Diye düşünerek bir toplantıdan çıktınız.
Bir grubu bir araya getirmek, büyük bir karar veya plan üzerinde ilerlemenin en etkili yolu olabilir. Ancak, yalnızca toplantı doğru kuruluysa çalışır.
Bu yüzden, liderlik sırası sizde, toplantınızı başarıya hazırlamak için bu beş adımı kullanın - hatta kapıya girmeden önce.
1. Doğru İnsanları Davet Edin
Hiçbir şey, odada yanlış insanlara sahip olmak gibi bir toplantıyı çözemez. Amacınız grubun toplantı sonunda bir karar vermesini sağlamaksa, bu karar üzerinde büyük bir paya sahip veya veto yetkisi bulunan herkesin masada olduğundan emin olun. Bir ürün için yeni bir satış stratejisini tartışıyor musunuz? Muhtemelen satış liderlerinin ve ürün yöneticisinin orada olmasını isteyeceksiniz veya hiçbir şeye karar verilmeyecek.
Öte yandan, çok fazla "fazla" insanın (veya odadaki herkesden çok daha yaşlı veya daha küçük olanların) olması dinamiğin dışına çıkabilir. PR başkanının üretim değişikliğine girmesine ihtiyacınız yoksa, onu davet etmeyin. Herkes CFO'dan korkuyorsa, onu ilk beyin fırtınası toplantısından uzak tutun.
2. Ödev vermeyi düşünün
İnsanların temiz bir sayfadan başlamasını istiyor musunuz, yoksa bazı arka plan bilgileri ile toplantıya herkesin girmesi yararlı olur mu? Giriş yapmak istediğiniz bir plan sunuyorsanız, bir önceki gece (bir saat önce değil) gönderin, böylece katılımcılar en azından bazılarının üzerine bakmak ve hazmetmek için zamanları olacaktır.
İnsanların toplantıya fikir getirmesini istiyorsanız, onlara söyleyin.
3. Bir gündem belirleyin
Toplantıyı düzenliyorsanız, gündemi ayarlamanız gerekir. Toplantıya “Sosyal medya stratejimizi tartışmak için buradayız” diyerek başlarsanız. Kimin fikirleri var? ”- peki, kaos istiyorsun.
Bunun yerine, dağıtmak istediğiniz sıraya göre grubun tartışmasını planladığınız konuları dağıtın veya beyaz tahtaya veya yazı tahtası üzerine yazın. Örneğin, gündeminiz şunlar olabilir:
Herkes planı bildiğinde, konuyla ilgili daha fazla bilgi sahibi olacaklar. Ayrıca, gündem size geri dönmeniz için bir yapı kazandırır: tartışma konu dışı veya durursa, odadaki herkese neyi tartışmanız gerektiğini hatırlatabilirsiniz.
4. İnsanlara hedeflerini söyleyin
Hedefler gündemle aynı değildir. Gündem hakkında konuşacağınız şey. Hedefler, gerçekleştirmek istediğiniz şey veya toplantı için hedefler: masada yapılması gereken kararlar, üzerinde anlaşılması gereken sonraki adımlar.
Örneğin, yukarıdaki varsayımsal toplantı için hedefler şunlar olabilir:
5. Sürpriz yok: Büyük fikirlerinizi “Önceden Satın”
Büyük bir plan veya öneri sunuyorsanız, odadaki insanların nasıl tepki vereceğini bilmek her zaman sizin avantajınızdır. Kim seni destekleyecek? Kim size meydan okuyor ve hangi itirazları artırabilir?
Toplantıdan önce, görüşü önemli olan kilit kişileri belirleyin ve planınızı veya tavsiyenizi onlarla birebir paylaşın. Giriş isteyin. Fikrinizi büyük toplantıdan önce "satın". Ortaya çıkardıkları endişeleri not alın ve bu endişeleri gidermek için planınızı sunma şeklinizi uyarlayın.
Finans Başkan Yardımcısı, fırlatma planınızın çok pahalıya mal olacağını mı düşünüyor? Bir bütçe tahmini hazırladığınızdan emin olun ve önerilen bütçenizi perspektif olarak belirleyebilmeniz için diğer açılışların maliyetini öğrenin. Bu şekilde, planınızın “pahalı gibi geldiğini” söylediğinde konuşma raydan çıkmayacaktır.
Öte yandan, eğer herkes planınızın sosyal medya bileşenini seviyorsa - harika. Sosyal medyanın neden önemli olduğunu vurgulamak için 20 dakikanızı boşa harcamayın, sadece gerçek planınızın ayrıntılarına geçin veya grubun dikkatini, vereceğiniz kararların alındığı diğer alanlara odaklayın.
Kendinizi vaktinden önce örgütler, doğru grubu bir araya getirir ve sürprizlerden kaçınırsanız, grubun zamanından en iyi şekilde yararlanmak için kendinizi hazırlarsınız. Ayrıca, odadaki herkesi hazırlıklılıkla etkileyeceğinizden ve lider olarak parlama şansınız olduğundan emin olabilirsiniz.
